Privacyverklaring Digimakelaars.nl

For English, see below

Privacyverklaring makelaardij versie 3, juni 2018; version 3, June 2018

Digimakelaars.nl

U heeft te maken met makelaardij Digimakelaars.nl. Makelaar Digimakelaars.nl is een NVM-makelaar/taxateur. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe er met uw gegevens wordt omgegaan. Overal waar in deze verklaring ‘NVM-makelaar’ staat, wordt makelaardij Digimakelaars.nl bedoeld. In deze verklaring wordt ook uitgelegd welke gegevens aan NVM worden verstrekt en wat NVM met deze gegevens doet.

 

Van welke diensten van de NVM-makelaar/taxateur maakt u gebruik?

U kunt op één of meerdere manieren in contact staan met de NVM-makelaar/taxateur.

 

Bij woningen:

U wilt uw woning verkopen, verhuren of laten taxeren en geeft daarbij opdracht aan de NVM-makelaar/taxateur:

  • U wilt uw woning verkopen. Zie 1.
  • U wilt uw woning verhuren. Zie 2.
  • U wilt een woning laten taxeren. Zie 9.

 

U wilt een woning kopen of huren en geeft daarbij een opdracht aan de NVM-makelaar:

  • U wilt een woning kopen. Zie 3.
  • U wilt een woning huren. Zie 4.

 

Als u op zoek bent naar een woning en u heeft hiervoor niet de NVM-makelaar via een opdracht ingeschakeld dan zijn de volgende situaties mogelijk:

  • U wilt vrijblijvend op de hoogte gehouden worden van het aanbod van de NVM-makelaar.
    Zie 8.
  • U wilt zelfstandig of met uw eigen makelaar een koop- of huurwoning bezichtigen die via de NVM-makelaar wordt aangeboden. Zie 5.
  • U wilt zelfstandig of met behulp van uw eigen makelaar een woning kopen die via de NVM-makelaar wordt aangeboden. Zie 6.
  • U wilt zelfstandig of met behulp van uw eigen makelaar een woning huren die via de NVM-makelaar wordt aangeboden. Zie 7.

 

Bij bedrijfspanden of agrarisch vastgoed:

U wilt uw bedrijfspand of agrarisch vastgoed verkopen, verhuren of laten taxeren en geeft daarbij opdracht aan de NVM-makelaar/taxateur:

  • U wilt uw bedrijfspand of agrarisch vastgoed verkopen. Zie 10.
  • U wilt uw bedrijfspand of agrarisch vastgoed verhuren. Zie 11.
  • U wilt een bedrijfspand of agrarisch vastgoed laten taxeren. Zie 9.

 

U wilt een bedrijfspand of agrarisch vastgoed kopen of huren en geeft daarbij opdracht aan de NVM-makelaar:

  • U wilt een bedrijfspand of agrarisch vastgoed kopen. Zie 12.
  • U wilt een bedrijfspand of agrarisch vastgoed huren. Zie 13.

 

 

Als u op zoek bent naar een bedrijfspand of agrarisch vastgoed en u heeft hiervoor niet de NVM-makelaar via een opdracht ingeschakeld dan zijn de volgende situaties mogelijk:

  • U wilt vrijblijvend op de hoogte gehouden worden van het aanbod van de NVM-makelaar.
    Zie 8.
  • U wilt zelfstandig of met uw eigen makelaar een bedrijfspand of agrarisch vastgoed voor koop of huur bezichtigen welke via de NVM-makelaar wordt aangeboden. Zie 5.
  • U wilt zelfstandig of met behulp van uw eigen makelaar een bedrijfspand of agrarisch vastgoed kopen die via de NVM-makelaar wordt aangeboden. Zie 14.
  • U wilt zelfstandig of met behulp van uw eigen makelaar een bedrijfspand of agrarisch vastgoed huren die via de NVM-makelaar wordt aangeboden. Zie 15.

 

Verwerkingsverantwoordelijke

Voor al deze verwerkingen is makelaardij Digimakelaars.nl de verwerkingsverantwoordelijke. De contactgegevens zijn:

Digimakelaars.nl

17106880

Kruisstraat 70A

info@digimakelaars.nl

088-0000400

 

Gegevensverstrekking aan de NVM

Bij een aantal diensten worden ook gegevens verstrekt aan de NVM. De NVM doet het volgende met deze gegevens:

  • Zorgen dat alle NVM-makelaars een actueel aanbod hebben van woningen, bedrijfspanden en agrarisch vastgoed die c.q. dat via NVM-makelaars worden c.q. wordt aangeboden.
  • Zorgen dat het actuele aanbod geplaatst wordt op funda en andere (huizen)websites.
  • Zorgen voor een database waardoor taxaties en andere waardebepalingen mogelijk zijn en inzichten opgebouwd kunnen worden over de ontwikkelingen in de woningmarkt, bedrijfsonroerendgoed markt en agrarische vastgoedmarkt. De gegevens in deze database worden voor onbepaalde tijd bewaard.

Lees hier wat NVM met de verstrekte gegevens doet.

 

NVM is een verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens. De contactgegevens zijn:

NVM

KvK 30102683

Postbus 2222

3430 DC Nieuwegein

privacyhelpdesk@nvm.nl

NVM heeft een functionaris voor de gegevensverwerking. Deze is bereikbaar via fg@nvm.nl.

 

Wij nemen uw privacy serieus

De NVM-makelaar en de NVM nemen uw privacy erg serieus en zien de regels rondom gegevensbescherming als logische fatsoensnormen. De NVM-makelaar verwerkt uw gegevens zorgvuldig en volgens de wettelijke voorschriften. De NVM-makelaar besteedt veel aandacht aan een adequate beveiliging zodat uw gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerd gebruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging en onrechtmatige vernietiging. Alle NVM-makelaars investeren continu in het bieden van goede dienstverlening. Een onderdeel hiervan is het NVM-brede privacyprogramma. Heeft u vragen, aarzel dan niet om contact op te nemen met de NVM-makelaar.

 

Inkijken, wijzigen of verwijderen van gegevens

Wilt u weten welke gegevens de NVM-makelaar van u heeft, stuur dan per brief of e-mail uw verzoek naar de makelaar.

NVM verwerkt geen namen of andere direct identificerende gegevens. Als u wilt weten welke gegevens NVM verwerkt, neem dan ook contact op met de NVM-makelaar die vervolgens zorgt dat u geïnformeerd wordt.

Ook als u de gegevens wilt wijzigen of verwijderen, stuur dan een gemotiveerde brief of e-mail naar de NVM-makelaar. Uw verzoek zal zo snel mogelijk worden ingewilligd, tenzij de wet verplicht om de gegevens te bewaren of als er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen wijziging of verwijdering verzetten.

 

Hoe kunt u een klacht indienen?

Als u vragen heeft of als u een klacht heeft over het gegevensgebruik van de NVM-makelaar, neem dan eerst contact op met de NVM-makelaar. Mocht u er met de NVM-makelaar niet uitkomen, dan kunt contact opnemen met de klachtencoördinator van de NVM via: klachtencoordinator@nvm.nl . In die situatie zal ook de NVM Functionaris voor de Gegevensverwerking zich over de klacht buigen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Hoe lang bewaart de NVM-makelaar de gegevens?

De NVM-makelaar bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk. Een aantal gegevens bewaart de NVM-makelaar echter langdurig:

  • Een aantal gegevens van de dienstverlening bewaart de NVM-makelaar 20 jaar, omdat de NVM-makelaar gedurende deze periode aansprakelijk kan worden gesteld voor beroepsfouten.
  • De bewijslast dat de NVM-makelaar de verplichte toets in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) heeft uitgevoerd, bewaart de NVM-makelaar 5 jaar.

1.      U verkoopt uw woning en u heeft hiervoor de NVM-makelaar ingeschakeld

Het doel van dit contact is om in opdracht van u promotie te maken voor uw woning, inzicht te krijgen in de waarde van en belangstelling voor uw woning, belangstellenden rond te leiden en namens u te onderhandelen en de transactie te begeleiden. Daarbij stelt de NVM-makelaar ook uw identiteit vast. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, adres en overige contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. b 20 jaar
De reden van verkoop, bijvoorbeeld groter wonen of verandering van werk. geen 3 jaar
De datum van aanmelding van de woning en de periode dat de woning te koop staat of heeft gestaan. a 20 jaar

 

 

De omschrijving en kenmerken van de woning zoals de vraagprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens, WOZ-waarde en foto’s en video’s van de woning.

 

Indien met de NVM-makelaar is afgesproken, worden bovenstaande gegevens bekend gemaakt op funda, andere huizenwebsites en op de website van de NVM-makelaar. Dit gebeurt voor promotie van uw woning en worden daar tot maximaal 1 jaar na de transactie getoond.

a, d 20 jaar
De reden van een eventuele intrekking van de bemiddelingsopdracht. geen 3 jaar
Gegevens die nodig zijn als een wettelijke toets moet worden uitgevoerd in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). c 5 jaar
Gegevens die nodig zijn om het koopcontract op te stellen, waaronder uw identiteitsvaststelling. b 20 jaar
Wanneer de woning is verkocht: de transactiegegevens zoals de verkoopprijs en de transactiedatum. a 20 jaar
Overige informatie die u aan de NVM-makelaar verstrekt.  geen 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a NVM (gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard)
b Notaris, koper, aankoopmakelaar
c FIU (Financial Intelligence Unit – Nederland)
d Bezichtiger, bieder, koper, aankoopmakelaar

 

 

2.      U verhuurt uw woning en u heeft hiervoor de NVM-makelaar ingeschakeld

Het doel van dit contact is om in opdracht van u promotie te maken voor uw woning, belangstellenden rond te leiden, inzicht te krijgen in de betrouwbaarheid van de potentiële huurder en voor u een goede huurovereenkomst op te stellen. Daarbij stelt de NVM-makelaar ook uw identiteit vast. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. a 20 jaar
De reden van verhuur.  geen 3 jaar
De omschrijving en kenmerken van de woning zoals de huurprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens en foto’s en video’s van de woning.

Indien met de NVM-makelaar is afgesproken, worden bovenstaande gegevens bekend gemaakt op funda, andere huizenwebsites en op de website van de NVM-makelaar. Dit gebeurt voor promotie van uw woning en worden daar tot maximaal 1 jaar na de transactie getoond.

 b 20 jaar
De eisen die u stelt aan de huurder. b 20 jaar

 

 

Gegevens die nodig zijn om het huurcontract op te stellen, waaronder uw identiteitsvaststelling. b 20 jaar
Overige informatie die u aan de NVM-makelaar verstrekt.  geen 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a Huurder
b Bezichtiger, huurder, aanhuurmakelaar

 

 

3.      U bent op zoek naar een koopwoning en u heeft hiervoor de NVM-makelaar ingeschakeld

Het doel van dit contact is om in opdracht van u een voor u passende woning te vinden, namens u de onderhandelingen uit te voeren en de transactie te begeleiden. Daarbij stelt de NVM-makelaar ook uw identiteit vast. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. a 20 jaar
Het zoekprofiel waarin uw woonwensen zijn opgenomen.  geen 3 jaar
Gegevens over uw huidige woning zoals de koop- en huurprijs. De reden van koop, bijvoorbeeld groter wonen of verandering van werk.  geen 3 jaar
Uw leeftijds- en inkomenscategorie en gezinssamenstelling.  geen 3 jaar
Indien met u afgesproken, gegevens ter vaststelling van uw financieringsmogelijkheden.  geen 3 jaar
Gegevens die nodig zijn als een wettelijke toets moet worden uitgevoerd in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). b 5 jaar
Gegevens die nodig zijn om het koopcontract op te stellen, waaronder uw identiteitsvaststelling. c 20 jaar
Wanneer de woning is verkocht: de transactiegegevens zoals de verkoopprijs en de transactiedatum.  geen 20 jaar
Overige informatie die u aan de NVM-makelaar verstrekt.  geen 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a Verkoper, verkoopmakelaar
b FIU (Financial Intelligence Unit – Nederland), verkoopmakelaar
c Notaris, verkoper, verkoopmakelaar

 

 

 

4.      U bent op zoek naar een huurwoning en u heeft hiervoor de NVM-makelaar ingeschakeld

Het doel van dit contact is om in opdracht van u een geschikte huurwoning te vinden met een passend huurcontract. Daarbij stelt de NVM-makelaar ook uw identiteit vast. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. a 20 jaar
Het zoekprofiel waarin uw woonwensen zijn opgenomen.  geen 3 jaar
Gegevens over uw huidige woning zoals de koop- en huurprijs. De reden van huur, bijvoorbeeld groter wonen of verandering van werk.  geen 3 jaar
Uw leeftijds- en inkomenscategorie en gezinssamenstelling.  geen 3 jaar
Indien met u afgesproken, gegevens ter vaststelling van uw mogelijkheden om een huurprijs te betalen.  geen 3 jaar
Gegevens die nodig zijn als de verhuurder een huurderstoets eist (bijvoorbeeld NVM Woontoets). Deze toets is een gerechtvaardigd belang van de verhuurder. a 3 jaar
Gegevens die nodig zijn om het huurcontract op te stellen, waaronder uw identiteitsvaststelling. a 20 jaar
Overige informatie die u aan de NVM-makelaar verstrekt.  geen 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a Verhuurder, verhuurmakelaar

 

5.      U wilt een koop- of huurwoning, een bedrijfspand of agrarisch vastgoed bezichtigen die c.q. dat via de NVM-makelaar wordt aangeboden

In dit contact maakt de NVM-makelaar bezichtigingsafspraken, geeft de NVM-makelaar u een goed beeld van de woning, het bedrijfspand of het agrarisch vastgoed en legt de NVM-makelaar vast wat uw mening is van dit pand. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

 

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. a 1 jaar
Datum van bezichtiging en uw mening over de woning, het bedrijfspand of het agrarisch vastgoed. a 1 jaar
Overige informatie die u aan de NVM-makelaar verstrekt. a 1 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a Verkoper of verhuurder van pand

 

6.      U wilt een woning kopen die via de NVM-makelaar wordt aangeboden

Voor dit contact staat de NVM-makelaar met u en eventueel uw makelaar in contact in verband met het biedingsproces. Daarna voert de NVM-makelaar de voorbereidende activiteiten uit voor het koopcontract en de overdracht. In dit contact stelt de NVM-makelaar ook uw identiteit vast. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. b 20 jaar
Uw mening over de woning. b 3 jaar
Gegevens over de biedingen. b 3 jaar
Gegevens die nodig zijn als een wettelijke toets moet worden uitgevoerd in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). d 5 jaar
Indien met de verkoper afgesproken, gegevens ter vaststelling van uw mogelijkheden om een koopprijs te betalen of aan andere eisen van de verkoper te voldoen. Dit is een gerechtvaardigd belang van de verkoper. b 3 jaar
Gegevens die nodig zijn om het koopcontract op te stellen, waaronder uw identiteitsvaststelling. c 20 jaar
Wanneer de woning is verkocht: de transactiegegevens zoals de verkoopprijs en de transactiedatum en ook postcode (1234AB) van het vorig woonadres van de koper. a 3 jaar
Overige informatie die u aan de NVM-makelaar verstrekt. b 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a NVM (de gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard)
b Verkoper
c Notaris, aankoopmakelaar
d FIU (Financial Intelligence Unit – Nederland)

 

7.      U wilt een woning huren die via de NVM-makelaar wordt aangeboden

Het doel van dit contact is om vast te stellen of u aan de eisen van de verhuurder voldoet en om namens de verhuurder het huurcontract voor te bereiden. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. a 20 jaar
Uw leeftijds- en inkomenscategorie en gezinssamenstelling. a 3 jaar
Gegevens om vast te stellen dat u aan de eisen van de verhuurder voldoet. Dit is een gerechtvaardigd belang van de verhuurder. Deze vaststelling kan bijvoorbeeld door de NVM Woontoets. a  5 jaar
Gegevens die nodig zijn om het huurcontract op te stellen, waaronder uw identiteitsvaststelling. a 20 jaar
Overige informatie die u aan uw NVM-makelaar verstrekt. a 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a Verhuurder

 

 

8.      U wilt vrijblijvend op de hoogte gehouden worden van het aanbod door de NVM-makelaar

Het doel van dit contact is dat de NVM-makelaar u op de hoogte brengt van mogelijk voor u interessante woningen, bedrijfspanden of agrarisch vastgoed. Dit gebeurt tot het moment dat u aangeeft geen behoefte meer te hebben aan deze service. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres.  geen Tot intrekking van toestemming
Het zoekprofiel waarin uw woonwensen zijn opgenomen. Op basis van het zoekprofiel kan een aanbod worden samengesteld.  geen Tot intrekking van toestemming
Overige informatie die u aan de NVM-makelaar verstrekt.  geen Tot intrekking van toestemming

 

 

9.      U wilt een taxatie van een woning, bedrijfspand of agrarisch vastgoed laten uitvoeren en u heeft hiervoor de NVM-makelaar/taxateur ingeschakeld

Het doel van dit contact is dat de NVM-makelaar/taxateur voor uw woning, bedrijfspand of agrarisch vastgoed een taxatie uitvoert. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

 

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres.  a 20 jaar
Gegevens van uw woning, bedrijfspand of agrarisch vastgoed om de waarde te bepalen. a 20 jaar
Gegevens die nodig zijn als de taxateur in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) een ongebruikelijke transactie moet melden b 5 jaar
Overige informatie die u aan uw NVM-makelaar/taxateur verstrekt.  geen 20 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a Validatie instituut op taxaties
b FIU (Financial Intelligence Unit – Nederland)

 

10.  U verkoopt uw bedrijfspand of agrarisch vastgoed en u heeft hiervoor de NVM-makelaar ingeschakeld

Het doel van dit contact is om in opdracht van u promotie te maken voor uw bedrijfspand of agrarisch vastgoed, inzicht te krijgen in de waarde van en belangstelling voor uw pand, belangstellenden rond te leiden en namens u te onderhandelen en de transactie te begeleiden. Daarbij stelt de NVM-makelaar ook uw identiteit vast. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, bedrijfsnaam, adres en overige contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. b 20 jaar
De reden van verkoop.  geen 3 jaar
De datum van aanmelding van het pand en de periode dat het pand te koop staat of heeft gestaan. a 20 jaar
De omschrijving en kenmerken van het pand zoals de vraagprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens, foto’s en video’s van het pand.

 

Indien met de NVM-makelaar is afgesproken worden bovenstaande gegevens bekend gemaakt op funda, andere vastgoed websites en op de website van de NVM-makelaar. Dit gebeurt voor promotie van uw bedrijfspand en worden daar tot maximaal 1 jaar na de transactie getoond.

a, d 20 jaar
De reden van een eventuele intrekking van de bemiddelingsopdracht.  geen 3 jaar
Gegevens die nodig zijn als een wettelijke toets moet worden uitgevoerd in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Hierbij worden ook de identiteiten van de uiteindelijk (Ultimate Beneficial Owners) vastgesteld en vastgelegd. c 5 jaar
Gegevens die nodig zijn om het koopcontract op te stellen, waaronder uw identiteitsvaststelling. b 20 jaar
Wanneer het pand is verkocht: de transactiegegevens zoals de verkoopprijs en de transactiedatum. a 20 jaar
Overige informatie die u aan uw NVM-makelaar verstrekt.  geen 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a NVM (de gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard)
b Notaris, koper, aankoopmakelaar
c FIU (Financial Intelligence Unit – Nederland), aankoopmakelaar
d Bezichtiger, bieder, koper, aankoopmakelaar

 

 

 

11.  U verhuurt uw bedrijfspand of agrarisch vastgoed en u heeft hiervoor de NVM-makelaar ingeschakeld

Het doel van dit contact is om in opdracht van u promotie te maken voor uw bedrijfspand of agrarisch vastgoed, belangstellenden rond te leiden, inzicht te krijgen in de betrouwbaarheid van de potentiële huurder en voor u een goede huurovereenkomst op te stellen. Daarbij stelt de NVM-makelaar ook uw identiteit vast. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, organisatienaam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. a 20 jaar
De reden van verhuur.  geen 3 jaar
De omschrijving en kenmerken van het pand zoals de huurprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens en foto’s en video’s van het pand.

In overleg met u worden deze gegevens ook op geselecteerde websites geplaatst voor promotie van het pand.

b 20 jaar
De eisen die u stelt aan de huurder. b 20 jaar
Gegevens die nodig zijn om het huurcontract op te stellen, waaronder de identiteitsvaststelling van de tekenbevoegde. b 20 jaar
Overige informatie die u aan uw NVM-makelaar verstrekt.  geen 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a Huurder
b Bezichtiger,huurder, aanhuurmakelaar

 

12.  U bent op zoek naar een bedrijfspand of agrarisch vastgoed om aan te kopen en u heeft hiervoor de NVM-makelaar ingeschakeld

Het doel van dit contact is om in opdracht van u een voor u een passend bedrijfspand of agrarisch vastgoed te vinden, namens u de onderhandelingen uit te voeren en de transactie te begeleiden. Daarbij stelt de NVM-makelaar ook uw identiteit vast. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, organisatienaam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. c 20 jaar
Het zoekprofiel waarin uw huisvestingswensen zijn opgenomen.  geen 3 jaar
Gegevens over uw huidige huisvesting zoals de koop- en huurprijs. De reden van koop.  geen 3 jaar
Uw eisen aan de huisvesting. c 3 jaar
Indien met u afgesproken, gegevens ter vaststelling van uw financieringsmogelijkheden.  geen 3 jaar
Gegevens die nodig zijn als een wettelijke toets moet worden uitgevoerd in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Hierbij worden de identiteiten van de uiteindelijk (Ultimate Beneficial Owners) vastgesteld en vastgelegd. b 5 jaar
Gegevens die nodig zijn om het koopcontract op te stellen, waaronder de identiteitsvaststelling van de tekenbevoegde. Deze gegevens worden ook aan de verkopende makelaar en de notaris verstrekt. d 20 jaar
Wanneer het bedrijfspand of agrarisch vastgoed is verkocht: de transactiegegevens zoals de verkoopprijs en de transactiedatum. geen 20 jaar
Overige informatie die u aan uw NVM-makelaar verstrekt.  geen 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a NVM (de gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard)
b FIU (Financial Intelligence Unit – Nederland), verkoopmakelaar
c Verkoper, verkoopmakelaar
d Notaris, verkoper, verkoopmakelaar

 

 

13.  U bent op zoek naar een huurpand (bedrijfspand of agrarisch vastgoed) en u heeft hiervoor de NVM-makelaar ingeschakeld

Het doel van dit contact is om in opdracht van u een geschikt bedrijfspand of agrarisch vastgoed te vinden met een passend huurcontract. Daarbij stelt de NVM-makelaar ook uw identiteit vast. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, organisatienaam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. a 20 jaar
Het zoekprofiel waarin uw huisvestingswensen zijn opgenomen.  geen 3 jaar
Gegevens over uw huidige huisvesting zoals de koop- en huurprijs.  geen 3 jaar
Uw eisen aan de huisvesting. a 3 jaar
Indien met u afgesproken, gegevens ter vaststelling van uw mogelijkheden om een huurprijs te betalen.  geen 3 jaar
Gegevens die nodig zijn als de verhuurder een huurderstoets (NVM Businesstoets) eist. Deze toets is een gerechtvaardigd belang van de verhuurder. a 3 jaar
Gegevens die nodig zijn om het huurcontract op te stellen, waaronder de identiteitsvaststelling van de tekenbevoegde. a 20 jaar
Overige informatie die u aan de NVM-makelaar verstrekt.  geen 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a Verhuurder, verhuurmakelaar

 

 

 

14.  U wilt een bedrijfspand of agrarisch vastgoed kopen die via de NVM-makelaar wordt aangeboden

U wilt een bedrijfspand of agrarisch vastgoed kopen die via de NVM-makelaar wordt aangeboden. Voor dit contact staat de NVM-makelaar met u en eventueel uw makelaar in contact in verband met het biedingsproces. Daarna voert de NVM-makelaar de voorbereidende activiteiten uit voor het koopcontract en de overdracht. In dit contact stelt de NVM-makelaar ook uw identiteit vast. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, organisatienaam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. b 20 jaar
Uw mening over het aangeboden pand. b 3 jaar
Gegevens over de biedingen. b 3 jaar
Gegevens die nodig zijn als een wettelijke toets moet worden uitgevoerd in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Hierbij worden de identiteiten van de uiteindelijk (Ultimate Beneficial Owners) vastgesteld en vastgelegd. d 5 jaar
Indien met de verkoper afgesproken, gegevens ter vaststelling van uw mogelijkheden om een koopprijs te betalen of aan andere eisen van de verkoper te voldoen. Dit is een gerechtvaardigd belang van de verkoper. b 3 jaar
Gegevens die nodig zijn om het koopcontract op te stellen, waaronder de identiteitsvaststelling van de tekenbevoegde. c 20 jaar
Wanneer de woning is verkocht: de transactiegegevens zoals de verkoopprijs en de transactiedatum en ook postcode (1234AB) van het vorig huisvestingsadres van de koper. a 3 jaar
Overige informatie die u aan de NVM-makelaar verstrekt. b 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens
a NVM (de gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard)
b Verkoper
c Notaris, koper, aankoopmakelaar
d FIU (Financial Intelligence Unit – Nederland)

 

 

15.  U wilt een bedrijfspand of agrarisch vastgoed huren die via de NVM-makelaar wordt aangeboden

U wilt een bedrijfspand of agrarisch vastgoed huren die via de NVM-makelaar wordt aangeboden. Het doel van dit contact is om vast te stellen of u aan de eisen van de verhuurder voldoet en om namens de verhuurder het huurcontract voor te bereiden. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

Gegevens Verstrekking mogelijk aan Bewaartermijn bij NVM-makelaar
Uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres. a 20 jaar
Uw eisen aan de huisvesting. a 3 jaar
Gegevens om vast te stellen dat u aan de eisen van de verhuurder voldoet. Dit is een gerechtvaardigd belang van de verhuurder. Deze vaststelling kan bijvoorbeeld door de NVM Businesstoets. a  5 jaar
Gegevens die nodig zijn om het huurcontract op te stellen, waaronder de identiteitsvaststelling van de tekenbevoegde. a 20 jaar
Overige informatie die u aan de NVM-makelaar verstrekt. a 3 jaar

 

Ontvangers van gegevens Rol
a Verhuurder, verhuurmakelaar Verantwoordelijke

 

 

 

 

 

Gegevensgebruik door de NVM

De NVM-makelaar verstrekt via een koppeling bepaalde gegevens aan de NVM. NVM is voor de ontvangen gegevens de verwerkersverantwoordelijke. De NVM doet het volgende met deze gegevens:

  1. Zorgen dat alle NVM-makelaars een actueel aanbod hebben van woningen, bedrijfspanden en agrarisch vastgoed die c.q. dat via NVM-makelaars worden c.q. wordt aangeboden.
  2. Zorgen dat het actuele aanbod geplaatst wordt op funda en andere (huizen)websites.
  3. Zorgen voor een database waardoor taxaties en andere waardebepalingen mogelijk zijn en inzichten opgebouwd kunnen worden over de ontwikkelingen in de woningmarkt, bedrijfsonroerendgoed markt en de agrarische vastgoedmarkt.

 

A          Actueel aanbod woningen, bedrijfspanden en agrarisch vastgoed bij NVM-makelaars

Als u een woning, bedrijfspand of agrarisch vastgoed via een NVM-makelaar wilt verkopen worden de volgende gegevens bekend gemaakt bij andere NVM-makelaars:

  • Het adres van de woning, het bedrijfspand of het agrarisch vastgoed, de omschrijving en kenmerken van het object zoals de vraagprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens, WOZ-waarde en foto’s van het object.
  • Datum dat het object op de markt komt, datum dat het object van de markt wordt gehaald. Verkoop onder voorbehoud, verkoopdatum en transactieprijs.

Deze gegevens worden door NVM-makelaars gebruikt voor de dienstverlening aan hun klanten (zoekers naar een woning, bedrijfspand of agrarisch vastgoed).

Deze gegevens worden onbeperkt bewaard in verband met de database met historisch aanbod, zie onder C.

 

B          Actueel aanbod woningen, bedrijfspanden en agrarisch vastgoed op (huizen)websites, waaronder funda

Als u een woning, een bedrijfspand of agrarisch vastgoed via een NVM-makelaar wilt verkopen worden na overleg met u ook gegevens bekend gemaakt bij funda en andere (huizen)websites. Het gaat dan om de volgende gegevens:

  • Het adres van de woning, het bedrijfspand of het agrarisch vastgoed, de omschrijving en kenmerken van het object zoals de vraagprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens, WOZ-waarde en foto’s van het object.
  • Datum dat het object op de markt komt, verkoopdatum.

Met deze gegevens wordt uw object onder de aandacht gebracht bij consumenten, professionele partijen en/of derden die zelf zoeken via (woning)websites. U geeft via uw NVM-makelaar toestemming om dit al dan niet te doen.

Deze gegevens kunnen maximaal één jaar na de verkoopdatum c.q. de datum dat een woning, bedrijfspand of agrarisch vastgoed van de markt wordt gehaald nog zichtbaar zijn op deze websites.

 

C          Database met historisch aanbod

Van alle woningen, bedrijfspanden en agrarisch vastgoed die via een NVM-makelaar worden verkocht, worden de volgende gegevens in de NVM-database vastgelegd:

  • Het adres van de woning, het bedrijfspand of het agrarisch vastgoed, de omschrijving en kenmerken van het object zoals de vraagprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens, WOZ-waarde en foto’s van het object.
  • Datum dat het object op de markt komt, datum dat het object van de markt wordt gehaald. Verkoop onder voorbehoud, verkoopdatum en transactieprijs.
  • De postcode (1234AB) van het vorige (woon)adres van de koper.

De hiervoor genoemde gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard.

Met de hiervoor genoemde gegevens maakt NVM analyses van de woningmarkt mogelijk. De NVM verstrekt deze gegevens aan geselecteerde derden, namelijk:

  • Taxateurs, voor het doen van taxaties en andere waardebepalingen.
  • Validatie-instituten, voor het controleren van taxatierapporten.
  • Gemeenten, voor het vaststellen van WOZ-waardes.
  • Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, voor onderzoek naar de woningmarkt.
  • Universiteiten, voor onderzoeksdoeleinden.
  • NVM-makelaars in het kader van dienstverlening aan hun klanten.
  • Niet NVM-makelaars, banken, projectontwikkelaars en woningbouwcorporaties, voor onderzoeksdoeleinden (bijv. de woningbehoefte in een bepaalde regio).

Deze partijen hebben uitsluitend toegang tot gegevens voor de genoemde doelen en waar mogelijk worden gegevens alleen op geaggregeerd niveau verstrekt.

 

Inkijken, wijzigen of verwijderen van gegevens

Wilt u de bij NVM verwerkte gegevens inkijken, wijzigen of verwijderen neem dan contact op met de NVM via privacyhelpdesk@nvm.nl. De NVM beoordeelt of u gerechtigd bent om het verzoek in te dienen en vervolgens of uw verzoek wordt ingewilligd.

 

 

ENGLISH VERSION

Privacy policy for Digimakelaars.nl

You are dealing with Digimakelaars.nl. Digimakelaars.nl is an NVM estate agent/valuer. This privacy policy explains how your data is handled. Wherever this policy says ‘NVM estate agent’, Digimakelaars.nl is meant. This policy also explains what data is shared with NVM and what NVM does with this data.

 

Which services of the NVM estate agent/valuer are you using?

You can contact the NVM estate agent/valuer in one or more ways.

 

For residential properties:

You want to sell your residential property, rent it or have it valued and, you have given instructions to the NVM estate agent/valuer:

  • You want to sell your residential property. See 1.
  • You want to rent your residential property. See 2.
  • You want to have a residential property valued. See 9.

 

You want to buy or rent a residential property and you have given instructions to the NVM estate agent:

  • You want to buy a residential property. See 3.
  • You want to rent a residential property. See 4.

 

If you are looking for a residential property and you have not given instructions to the NVM estate agent for this, the following situations are possible:

  • You want to be kept informed of the properties listed via the NVM estate agent without obligation.
    See 8.
  • You want to view a property listed via the NVM estate agent, that is either for sale or to rent, independently or with your own estate agent. See 5.
  • You want to buy a residential property listed via the NVM estate agent, independently or with the help of your own estate agent. See 6.
  • You want to rent a residential property listed via the NVM estate agent, independently or with the help of your own estate agent. See 7.

 

For commercial properties or agricultural holdings:

You want to sell, rent out or get a valuation for your commercial premises or agricultural holdings and you have given instructions to the NVM estate agent/valuer for this:

  • You want to sell your commercial premises or agricultural holdings. See 10.
  • You want to rent out your commercial premises or agricultural holdings. See 11.
  • You want to get a valuation for commercial premises or agricultural holdings. See 9.

 

You want to buy or rent commercial premises or agricultural holdings and you have given instructions to the NVM estate agent for this:

  • You want to buy commercial premises or agricultural holdings. See 12.
  • You want to rent commercial premises or agricultural holdings. See 13.

 

If you are looking for commercial premises or agricultural holdings and you have not given instructions to the NVM estate agent for this, the following situations are possible:

  • You want to be kept informed of the properties listed via the NVM estate agent without obligation.
    See 8.
  • You want to view commercial premises or agricultural holdings listed via the NVM estate agent, that are either for sale or to rent, independently or with your own estate agent. See 5.
  • You want to buy commercial premises or agricultural holdings listed via the NVM estate agent, independently or with the help of your own estate agent. See 14.
  • You want to rent commercial premises or agricultural holdings listed via the NVM estate agent, independently or with the help of your own estate agent. See 15.

 

Data controller

For all these processing operations, the XXXX group of estate agents is the data controller. The contact details are:

Theo Heus Makelaardij BV trading as Digimakelaars.nl

Chamber of Commerce 17106880

Kruisstraat 70A

info@digimakelaars.nl

+31880000400

 

Sharing data with the NVM

For certain services, data is also shared with the NVM. The NVM does the following with this data:

  • ensures that all NVM estate agents have up-to-date listings of residential properties, commercial premises and agricultural holdings that are listed via NVM estate agents.
  • ensures that current listings are published on funda and other (property) websites.
  • creates a database that can be used to create valuation reports, and to spot trends in the residential housing market, commercial real estate market and agricultural holdings market. The data in this database is kept for an indefinite period of time.

Read here what NVM does with the data that is provided.

 

NVM is the data controller for these data. The contact details are:

NVM

Chamber of Commerce 30102683

PO Box 2222

3430 DC Nieuwegein

privacyhelpdesk@nvm.nl

NVM has a data processing officer. This person can be reached via fg@nvm.nl.

 

We take your privacy seriously

NVM estate agents as well as the NVM take your privacy very seriously and see the data protection rules as logical standards of decency. NVM estate agents process your data carefully and according to the regulations set out in the legislation. NVM estate agents ensure there is adequate security so that your data is protected against unauthorised use, unauthorised access, modification and unlawful destruction. All NVM estate agents continuously invest in providing a good service. Part of this service is the NVM-wide privacy guidelines. If you have any questions, do not hesitate to contact your NVM estate agent.

 

View, change or delete data

If you want to find out what personal data is held about you by the NVM estate agent, then please send your request to the estate agent by letter or e-mail.

NVM does not process names or any other directly identifying data. If you want to know what data is processed by NVM, then please also contact the NVM estate agent who will then ensure that you are informed.

Likewise, if you wish your data to be changed or deleted, then please send a letter or e-mail together with reasons to the NVM estate agent. Your request will be granted as quickly as possible, unless the law obliges to keep the data or if there are (other) urgent reasons preventing your data from being amended or deleted.

 

How to file a complaint

If you have any questions or if you have a complaint about the way your data is being handled by the NVM estate agent, please contact the NVM estate agent in the first instance. If you do not agree with the NVM estate agent, you can contact the complaints coordinator of the NVM via: klachtencoordinator@nvm.nl. In that situation, the NVM Data Processing Officer will also consider the complaint. You also have the right to file a complaint with the Dutch Data Protection Authority.

 

For how long does the NVM estate agent store the data?

The NVM estate agent will not keep the data longer than necessary. However, some data is kept by the NVM estate agent for a long period of time:

  • The NVM estate agent keeps some data regarding the service that was provided for 20 years, because this is the period in which the NVM estate agent can still be held liable for professional errors.
  • Any documentation proving that the NVM estate agent carried out the obligatory check in the context of the Money Laundering and Terrorist Financing (Wwft) Act must be kept by the NVM estate agent for 5 years.

1.      You are selling your residential property and you have given instructions to the NVM estate agent for this

The purpose of this contact is to promote on your behalf your residential property, to gain an understanding of the value of and interest in your residential property, to arrange viewings with interested parties, to negotiate on your behalf and to support the transaction. The NVM estate agent also verifies your identity. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Retention period with the NVM estate agent
Your name, address and other contact details such as your telephone number and e-mail address. b 20 years
The reason for selling, for example, upsizing or a change of work. none 3 years
The date when the residential property came onto the market and how long the residential property has been for sale. a 20 years
The description and characteristics of the residential property such as the asking price, the year of construction, the surface areas and layout, data held with the Land Registry, municipality-assessed value of the property for the purpose of calculating local property tax, as well as photos and videos of the residential property.

 

If this has been agreed with the NVM estate agent, the above information will be published on funda, other property websites and on the website of the NVM estate agent. This reason for doing this is to promote your residential property and is shown there up to 1 year after the transaction.

a, d 20 years
The reason for possible cancellation of the estate agency agreement. none 3 years
Data required if a statutory check is necessary within the legislative framework of the Money Laundering and Financing of Terrorism Act (Wwft). c 5 years
Data necessary to draw up the conveyancing contract, including verification of your identity. b 20 years
Once the residential property has been sold: the transaction details such as the sales price and the transaction date. a 20 years
Other information that you provide to the NVM estate agent.  none 3 years

 

Data recipients
a NVM (the data is kept for an indefinite period)
b Notary, buyer, the seller’s estate agent
c FIU (Financial Intelligence Unit – the Netherlands)
d Viewer, bidder, buyer, the buyer’s estate agent

 

 

2.      You are renting out your residential property and you have given instructions to the NVM estate agent for this

The purpose of this contact is to promote on your behalf your commercial premises or agricultural holdings, to arrange viewings with interested parties, to gain an understanding of the reliability of any potential tenant and to draw up a tenancy agreement that is in your favour. The NVM estate agent also verifies your identity. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. a 20 years
The reason for renting.  none 3 years
The description and characteristics of the residential property such as the amount of rent, the year of construction, the surface areas and layout, information held with the Land Registry, as well as photos and videos of the residential property.

If this has been agreed with the NVM estate agent, the above information will be published on funda, other property websites and on the website of the NVM estate agent. This reason for doing this is to promote your residential property and is shown there up to 1 year after the transaction.

b 20 years
The requirements you need the tenant to meet. b 20 years
Data necessary to draw up the rental contract, including verification of your identity. b 20 years
Other information that you provide to the NVM estate agent.  none 3 years

 

Data recipients
a Tenant
b Viewer, tenant, the tenant’s estate agent

 

 

 

 

3.      You are looking to buy a residential property and you have given instructions to the NVM estate agent for this

The purpose of this contact is to find a suitable residential property for you, to carry out negotiations on your behalf and to support the transaction. The NVM estate agent also verifies your identity. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. a 20 years
The search profile showing what you are looking for in a property.  none 3 years
Data about your current residential property, such as the purchase price and amount of rent. The reason for buying, for example, upsizing or change of work.  none 3 years
Your age and income categories and family composition.  none 3 years
If agreed with you, data to determine your financing options.  none 3 years
Data required if a statutory check is necessary within the legislative framework of the Money Laundering and Financing of Terrorism Act (Wwft). b 5 years
Data necessary to draw up the conveyancing contract, including verification of your identity. c 20 years
Once the residential property has been sold: the transaction details such as the sales price and the transaction date.  none 20 years
Other information that you provide to the NVM estate agent.  none 3 years

 

Data recipients
a Seller, seller’s estate agent
b FIU (Financial Intelligence Unit – the Netherlands), the seller’s estate agent
c Notary, seller, the seller’s estate agent

 

4.      You are looking for a rental residential property and you have given instructions to the NVM estate agent for this

The purpose of this contact is to find a suitable rental residential property for you with an appropriate tenancy agreement. The NVM estate agent also verifies your identity. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. a 20 years
The search profile showing what you are looking for in a property.  none 3 years
Data about your current residential property, such as the purchase price and amount of rent. The reason for renting, for example, upsizing or change of work.  none 3 years
Your age and income categories and family composition.  none 3 years
If this has been agreed with you, data to determine your ability to pay your rent.  none 3 years
Data that is required if the landlord requires a tenant check (e.g. NVM Wooncheck). This check is in the legitimate interests of the landlord. a 3 years
Data necessary to draw up the rental contract, including verification of your identity. a 20 years
Other information that you provide to the NVM estate agent.  none 3 years

 

Data recipients
a Landlord, the landlord’s estate agent

 

5.      You want to view a residential property that is for sale or to rent or you want to view commercial premises or agricultural holdings listed via the NVM estate agent

In this contact, the NVM estate agent arranges viewings, the NVM estate agent provides you with a good picture of the residential property, the commercial premises or the agricultural holdings and the NVM estate agent records what you think about this property. The following data may be processed:

 

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. a 1 year
Date of viewing and what you think about the residential property, commercial premises or agricultural holdings. a 1 year
Other information that you provide to the NVM estate agent. a 1 year

 

Data recipients
a Seller or landlord of the commercial property

 

6.      You want to buy a residential property listed via the NVM estate agent

For this contact, the NVM estate agent is in contact with you and possibly your own estate agent in connection with the bidding process. The NVM estate agent then carries out the preparatory activities for the conveyancing contract and the transfer. In this contact, the NVM estate agent also verifies your identity. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. b 20 years
Your opinion about the residential property. b 3 years
Data about the offers made. b 3 years
Data required if a statutory check is necessary within the legislative framework of the Money Laundering and Financing of Terrorism Act (Wwft). d 5 years
If this has been agreed with the seller, data to determine your ability to pay the purchase price or to meet other requirements set by the seller. This is in the legitimate interests of the seller. b 3 years
Data necessary to draw up the conveyancing contract, including verification of your identity. c 20 years
Once the residential property has been sold: the transaction details such as the sales price and the transaction date and also the postal code (1234AB) of the buyer’s previous home address. a 3 years
Other information that you provide to the NVM estate agent. b 3 years

 

Data recipients
a NVM (the data is kept for an indefinite period)
b Seller
c Notary, the seller’s estate agent
d FIU (Financial Intelligence Unit – the Netherlands)

 

7.      You want to rent a residential property listed via the NVM estate agent

The purpose of this contact is to determine whether you meet the requirements set by the landlord and to draw up the tenancy agreement on behalf of the landlord. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. a 20 years
Your age and income categories and family composition. a 3 years
Data to establish whether you meet the landlord’s requirements. This is in the legitimate interests of the landlord. This can be checked, for example, by using the NVM Woontoets. a  5 years
Data necessary to draw up the rental contract, including verification of your identity. a 20 years
Other information that you provide to your NVM estate agent. a 3 years

 

Data recipients
a Landlord

 

 

8.      You want to be kept informed by the NVM estate agent of the properties that are listed

The purpose of this contact is for the NVM estate agent to inform you of potentially interesting residential properties, commercial properties or agricultural holdings. This contact takes place until you state that you no longer need this service. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address.  none Until consent is withdrawn
The search profile showing what you are looking for in a property. It is possible to tailor an offering based on the search profile.  none Until consent is withdrawn
Other information that you provide to the NVM estate agent.  none Until consent is withdrawn

 

 

9.      You want to get a valuation for a residential property, commercial premises or agricultural holdings carried out and you have given instructions to the NVM estate agent/valuer for this

The purpose of this contact is for the NVM estate agent/valuer to carry out a valuation of your residential property, commercial premises or agricultural holdings. The following data may be processed:

 

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address.  a 20 years
Data on your residential property, commercial premises or agricultural holdings in order to determine the value. a 20 years
Data required if the valuer is obliged to report  an unusual transaction within the legislative framework of the Money Laundering and Financing of Terrorism Act (Wwft) b 5 years
Other information that you provide to your NVM estate agent/valuer.  none 20 years

 

Data recipients
a Validation institute for property valuations.
b FIU (Financial Intelligence Unit – the Netherlands)

 

10.  You are selling your commercial premises or agricultural holdings and you have given instructions to the NVM estate agent for this

The purpose of this contact is to promote on your behalf your commercial premises or agricultural holdings, to gain an understanding of the value of and interest in your commercial property, to arrange viewings with interested parties, to negotiate on your behalf and to support the transaction. The NVM estate agent also verifies your identity. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, company name, address and other contact details such as your telephone number and e-mail address. b 20 years
The reason for selling.  none 3 years
The date when the commercial property came onto the market and how long the commercial property has been for sale. a 20 years
The description and characteristics of the commercial property such as the asking price, the year of construction, the surface areas and layout, data held with the Land Registry, photographs and videos of the building.

 

If agreement has been reached with the NVM estate agent, the above details will be published on funda, other property websites and on the website of the NVM estate agent. The reason for doing this is to promote your commercial premises; this listing is shown here for up to 1 year after the transaction.

a,d 20 years
The reason for possible cancellation of the estate agency agreement.  none 3 years
Data required if a statutory check is necessary within the legislative framework of the Money Laundering and Financing of Terrorism Act (Wwft). The identities of the ultimate beneficial owners are also verified and documented. c 5 years
Data necessary to draw up the conveyancing contract, including verification of your identity. b 20 years
Once the commercial property has been sold: the transaction details such as the sales price and the transaction date. a 20 years
Other information that you provide to your NVM estate agent.  none 3 years

 

Data recipients
a NVM (the data is kept for an indefinite period)
b Notary, buyer, the seller’s estate agent
c FIU (Financial Intelligence Unit – the Netherlands)
d Viewer, bidder, buyer, the buyer’s estate agent

 

 

11.  You are renting out your commercial premises or agricultural holdings and you have given instructions to the NVM estate agent for this

The purpose of this contact is to promote on your behalf your commercial premises or agricultural holdings, to arrange viewings for interested parties, to gain an understanding of the reliability of the potential tenant and to draw up a tenancy agreement that is favourable for you. The NVM estate agent also verifies your identity. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, organisation name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. a 20 years
The reason for renting.  none 3 years
The description and characteristics of the property such as the amount of rent, the year of construction, the surface areas and layout, information held with the Land Registry, as well as photos and videos of the property.

In consultation with you, this data will also be published on selected property websites for promoting the property.

b 20 years
The requirements you need the tenant to meet. b 20 years
Data required to draw up the rental contract, including verifying the identity of the person who is authorised to sign. b 20 years
Other information that you provide to your NVM estate agent.  none 3 years

 

Data recipients
a Tenant
b Viewer, tenant, the tenant’s estate agent

 

12.  You are looking for commercial premises or agricultural holdings to purchase and you have given instructions to the NVM estate agent for this

The purpose of this contact is to find on your behalf commercial premises or agricultural holdings suitable for you, to carry out the negotiations and to support the transaction. The NVM estate agent also verifies your identity. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, organisation name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. c 20 years
The search profile showing what you are looking for in a property.  none 3 years
Data about your current accommodation such as purchase price and amount of rent. The reason for buying.  none 3 years
What you are looking for in the property where you live. c 3 years
If agreed with you, data to determine your financing options.  none 3 years
Data required if a statutory check is necessary within the legislative framework of the Money Laundering and Financing of Terrorism Act (Wwft). The identities of the ultimate beneficial owners are verified and documented. b 5 years
Data necessary to draw up the purchase contract, including verifying the identity of the person with authority to sign. This information is also shared with the seller’s estate agent and the notary. d 20 years
Once the commercial premises or agricultural holdings have been sold: the transaction details such as the sales price and the transaction date. none 20 years
Other information that you provide to your NVM estate agent.  none 3 years

 

Data recipients
a NVM (the data is kept for an indefinite period)
b FIU (Financial Intelligence Unit – the Netherlands), the seller’s estate agent
c Seller, the seller’s estate agent
d Notary, seller, the seller’s estate agent

 

 

13.  You are looking to rent a commercial property (commercial premises or agricultural holdings) and you have given instructions to the NVM estate agent for this.

The purpose of this contact is to find on your behalf commercial premises or agricultural holdings suitable for you with an appropriate tenancy agreement. The NVM estate agent also verifies your identity. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, organisation name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. a 20 years
The search profile showing what you are looking for in a property.  none 3 years
Data about your current accommodation such as purchase price and amount of rent.  none 3 years
What you are looking for in the property where you live. a 3 years
If this has been agreed with you, data to determine your ability to pay your rent.  none 3 years
Data that is required if the landlord requires a tenant check (NVM Commercialtoets). This check is in the legitimate interests of the landlord. a 3 years
Data required to draw up the rental contract, including verifying the identity of the person who is authorised to sign. a 20 years
Other information that you provide to the NVM estate agent.  none 3 years

 

Data recipients
a Landlord, the landlord’s estate agent

 

 

14.  You want to buy commercial premises or agricultural holdings that are listed via the NVM estate agent

You want to buy commercial premises or agricultural holdings that are listed via the NVM estate agent. For this contact, the NVM estate agent is in contact with you and possibly your own estate agent in connection with the bidding process. The NVM estate agent then carries out the preparatory activities for the conveyancing contract and the transfer. In this contact, the NVM estate agent also verifies your identity. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, organisation name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. b 20 years
Your opinion about the commercial property that is listed. b 3 years
Data about the offers made. b 3 years
Data required if a statutory check is necessary within the legislative framework of the Money Laundering and Financing of Terrorism Act (Wwft). The identities of the ultimate beneficial owners are verified and documented. d 5 years
If this has been agreed with the seller, data to determine your ability to pay the purchase price or to meet other requirements set by the seller. This is a legitimate interest of the seller. b 3 years
Data necessary to draw up the purchase contract, including verifying the identity of the person with authority to sign. c 20 years
Once the residential property has been sold: the transaction details such as the sales price and the transaction date and also the postal code (1234AB) of the buyer’s previous home address. a 3 years
Other information that you provide to the NVM estate agent. b 3 years

 

Data recipients
a NVM (the data is kept for an indefinite period)
b Seller
c Notary, buyer, the seller’s estate agent
d FIU (Financial Intelligence Unit – the Netherlands)

 

 

15.  You want to rent commercial premises or agricultural holdings that are listed via the NVM estate agent

You want to rent commercial premises or agricultural holdings that are listed via the NVM estate agent. The purpose of this contact is to determine whether you meet the requirements set by the landlord and to draw up the tenancy agreement on behalf of the landlord. The following data may be processed:

Data Data-sharing possible with Length of time that the NVM estate agent retains personal data
Your name, address and contact details such as your telephone number and e-mail address. a 20 years
What you are looking for in the property where you live. a 3 years
Data to establish whether you meet the landlord’s requirements. This is a legitimate interest of the Landlord. This can be checked, for example, by using the NVM Commercialtoets. a  5 years
Data required to draw up the rental contract, including verifying the identity of the person who is authorised to sign. a 20 years
Other information that you provide to the NVM estate agent. a 3 years

 

Data recipients Role
a Landlord, the landlord’s estate agent Data controller

 

 

 

 

 

Use of data by the NVM

The NVM estate agent shares certain data with the NVM via a link. NVM is the data controller for the data that has been received. The NVM does the following with this data:

  1. ensures that all NVM estate agents have up-to-date listings of residential properties, commercial premises and agricultural holdings that are listed via NVM estate agents.
  2. ensures that current listings are published on funda and other (property) websites.
  3. creates a database that can be used to create valuation reports, and to spot trends in the residential housing market, commercial real estate market and agricultural holdings market.

 

A          Current listings of residential properties, commercial premises and agricultural holdings with NVM estate agents

If you wish to sell a residential property, commercial premises or agricultural holdings via an NVM estate agent, the following data will be shared with other NVM estate agents:

  • The address of the residential property, the commercial premises or the agricultural holdings, the description and characteristics of the property such as the asking price, the year of construction, the surface areas and layout, data held with the Land Registry, municipality-assessed value of the property for the purpose of calculating local property tax and photographs of the property.
  • Date when the property came onto the market, date when the property was taken off the market. Sale subject to change, sale date and transaction price.

These data are used by NVM estate agents for the services they provide to their customers (people who are searching for a residential property, commercial premises or agricultural holdings).

This data is stored indefinitely in connection with the database on which historical listings are saved; see under C.

 

B          Current listings of residential properties, commercial properties and agricultural holdings on (property) websites, including funda

If you wish to sell a residential property, commercial premises or agricultural holdings via an NVM estate agent, after consultation with you, data will also be published on funda and other (property) websites. This concerns the following data:

  • The address of the residential property, the commercial premises or the agricultural holdings, the description and characteristics of the property such as the asking price, the year of construction, the surface areas and layout, data held with the Land Registry, municipality-assessed value of the property for the purpose of calculating local property tax and photographs of the property.
  • Date when the property came onto the market, date of sale.

With this data your property is brought to the attention of consumers, professional parties and/or third parties who are carrying out their own searches via (property) websites. You can either give your consent to this or refrain from giving your consent via your NVM estate agent.

This data can be visible on these websites for a maximum of one year after the date of sale or the date from a residential property, commercial premises or agricultural holdings being taken off the market.

 

C          Database with historical listings

The following data are stored in the NVM database for all properties, commercial premises and agricultural holdings that are sold via an NVM estate agent:

  • The address of the residential property, the commercial premises or the agricultural holdings, the description and characteristics of the property such as the asking price, the year of construction, the surface areas and layout, data held with the Land Registry, municipality-assessed value of the property for the purpose of calculating local property tax and photographs of the property.
  • Date when the property came onto the market, date when the property was taken off the market. Sale subject to change, sale date and transaction price.
  • The postal code (1234AB) of the buyer’s previous (residential) address.

The aforementioned data is stored for an indefinite period.

With the aforementioned data, it is possible for NVM to provide analyses of the housing market. The NVM shares this data with selected third parties, namely:

  • Valuers, for the purpose of compiling property valuations.
  • Validation institutes, for the purpose of checking valuation reports.
  • Municipalities, for determining the municipality-assessed value of a property for the purpose of calculating local property tax
  • The Ministry of Infrastructure and Public Works, for the purpose of research into the housing market.
  • Universities, for research purposes.
  • NVM estate agents in the context of the service they provide to their customers.
  • Non-NVM estate agents, banks, project developers and housing corporations, for research purposes (e.g. housing requirements in a certain region).

These parties only have access to data for the stated purposes and where possible, data are only provided at an aggregated level.

 

View, change or delete data

If you wish to view, change or delete the data processed by NVM, please contact the NVM via privacyhelpdesk@nvm.nl. The NVM assesses whether you are entitled to submit the request and then whether your request is granted.